Guia completo: Como minimizar a inadimplência em sua clínica odontológica
Quem nunca já lidou com um cliente que pagou somente a entrada e nunca mais apareceu?
Se você é um dentista e quer entender mais sobre como evitar a inadimplência, ou seja, como evitar que seus pacientes não te paguem após o vencimento, esse post é pra você.
Essencial para que a clínica odontológica evolua, muitos dentistas não sabem como lidar com o paciente que deixa de pagar suas obrigações e por muitas vezes não possuem qualquer meio de proteção e prevenção à inadimplência em seu estabelecimento.
Por esse motivo, você vai encontrar neste post tudo sobre esse assunto, além dos principais direitos e deveres do dentista nessa missão.
O que é inadimplência?
A inadimplência é o descumprimento de uma obrigação financeira – quando não é realizado algum pagamento previsto em contrato até a sua data de vencimento.
O exemplo mais comum é quando não é feito o pagamento de uma fatura do cartão de crédito. A inadimplência pode acontecer também com pessoas jurídicas – quando uma empresa deixa de pagar alguma conta ou imposto previsto em contrato.
É importante dizer também que não se fica inadimplente somente com instituições financeiras, como esse guia vai demonstrar – uma pessoa pode se tornar inadimplente de um cirurgião-dentista, por exemplo.
A inadimplência se caracteriza no momento em que o devedor/paciente deixa de pagar o que foi estipulado no contrato, na data de vencimento acordada.
Como diminuir os riscos do paciente não me pagar?
Existem várias formas do cirurgião-dentista/clínica odontológica diminuir os riscos do paciente não lhe pagar. Vejamos as atitudes que o profissional pode tomar:
1 / Fazer um contrato de prestação de serviços com qualidade
O contrato de prestação de serviços odontológicos é a materialização do negócio realizado entre paciente e clínica odontológica/cirurgião-dentistas no momento em que este decide por realizar certo tratamento odontológico.
Neste documento, deve constar todas as nuances e minúcias da relação contratual, visando assim evitar falta de transparência e demandas futuras.
O contrato é considerado título executivo extrajudicial nos termos do artigo 784, inciso II do Código de Processo Civil, ou seja, é cabível utilizá-lo para executar o devedor em caso de falta de pagamento.
Contudo, o citado artigo legal deixa bem claro que o contrato de prestação de serviços odontológicos, para ser considerado como título executivo extrajudicial, além de completamente preenchido, deverá estar assinado por ambas as partes e por duas testemunhas.
Em caso de contratante diverso do paciente, a não ser em caso de paciente menor de idade, o contrato deve ser assinado por ambos;
Há a possibilidade de determinar, no contrato, todas as penalidades a serem aplicadas ao devedor em futura cobrança extra ou judicial, como por exemplo:
Correção monetária pelo IGP-M ou IPCA;
Juros de 1% ao mês;
Multa de 2%;
Multa por rescisão contratual de 10%. Importante: esse é o valor máximo a ser cobrado. Existem diversas decisões que consideram o valor superior a este como abusivo e decidem por sua redução;
Honorários de cobrança de 20%. Esta porcentagem faz com que a remuneração do advogado contratado para realizar a cobrança extrajudicial ou judicial seja paga pelo devedor;
2 / Pesquisar a situação cadastral do paciente
O cirurgião-dentista/clínica odontológica também pode verificar, até mesmo antes de fechar o contrato, se o nome do cliente está limpo em cadastros do SPC/Serasa (a consulta nesses sites é grátis!).
Também é importante verificar o nome do cliente no Google, pois há a possibilidade de analisar processos judiciais em desfavor do paciente/contratante em sites como o “Escavador” e etc.
Por fim, o profissional pode se utilizar de sistemas de busca creditícia. Nestes sistemas contratados (que são, em regra, pagos), são fornecidas informações mais profundas sobre a contratação, como participação em empresas, propriedades de automóveis e imóveis e etc.
3 / Receber o valor por formas de pagamento mais seguras
A forma de recebimento mais segura é o dinheiro vivo e o cartão de débito ou de crédito. Em seguida, vêm os boletos e duplicatas. A nota promissória possui certos riscos e é uma das piores formas de recebimento do valor. O cheque, por sua vez, deve ser evitado, em razão dos inúmeros riscos decorrentes dele, como a possibilidade de “não ter fundo”.
4 / Tomar cuidado com o adiantamento de valores por terceiros
O adiantamento do valor por terceiros pode gerar certo risco em caso de inadimplência. É recomendável buscar celebrar acordo preliminar com o credor resolvendo a questão em caso de inadimplência, buscando compartilhar minimamente os riscos ou, ao menos, amenizar os prejuízos.
5 / Tomar cuidado com o financiamento do tratamento junto a instituições de crédito
Algumas instituições de crédito estão oferecendo o serviço de compra do crédito de financiamentos de clínicas odontológicas.
Ao invés do parcelamento do valor do tratamento ser feito pela própria clínica, a instituição financeira assume o financiamento, fazendo contrato diretamente com o paciente/contratante, assumindo totalmente os riscos de inadimplência, e adiantando o valor do tratamento integralmente à clínica.
Importante ficar atento com as cláusulas contratuais propostas pela instituição financeira, buscando evitar surpresas futuras desagradáveis. É IMPRESCINDÍVEL QUE O REFERIDO CONTRATO SEJA ANALISADO POR ADVOGADO DE SUA CONFIANÇA E DE PREFERÊNCIA ESPECIALISTA NESTA ÁREA, ANTES DE FIRMÁ-LO.
6 / Fazer um cadastro completo do paciente/contratante
Faça um cadastro completo do paciente, coletando todos os dados pessoais e profissionais pertinentes ao contrato (cuidado com a coleta de dados desnecessários ao tratamento, uma vez que eles podem ser considerados ilegais de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados).
Em caso de necessidade, colete dados de terceiro com declaração de autorização do paciente/contratante (no caso de adolescentes e crianças, por exemplo).
Como cobrar o paciente que não me paga?
A partir de quando pode cobrar?
O cirurgião-dentista/clínica odontológica pode começar a cobrar o paciente devedor assim que este não realizar o pagamento previsto em contrato até a sua data de vencimento.
Como abordar o devedor?
Essa é uma questão que deve gerar cuidado por quem está cobrando o devedor. Existem uma série de cuidados que o profissional deve ter ao fazê-lo, os quais veremos a seguir. Em regra, o tom da cobrança deve ser moderado, mais ameno e cordial, a fim de evitar mais distúrbios na relação.
O que não se pode fazer ao cobrar o devedor?
Tome muito cuidado ao cobrar o paciente que não paga. A seguir, falaremos sobre as principais cautelas que o cirurgião-dentista/clínica odontológica deve tomar na hora de fazer a cobrança:
Cobrar paciente que não possui dívida: A cobrança indevida poderá gerar direito a indenização por danos morais ao paciente. Atualmente, tal indenização tem grande chance de sucesso em favor do devedor, e, na média, a condenação tem valor superior a R$ 6 mil reais.
Negociar por telefone: Deixe claro que a negociação somente ocorrerá pessoalmente, na clínica;
Falar sobre a falta de pagamento com terceiro: Em cobrança por telefone ou mensagem de texto, o tema da inadimplência deve ser tratado exclusivamente com o devedor. Evitar, no caso de atendimento por qualquer terceiro, dar margem de interpretação de que seja ligação referente a cobrança. Sugestão: “É da clínica e precisamos agendar um retorno para a paciente. Pode pedir que entre em contato, ou, se possível, indicar o dia e o horário que posso encontrá-la neste telefone.”.
Realizar cobrança em local de trabalho: Trata-se de outra situação que pode gerar desconforto e direito à indenização por danos morais. Sendo a ligação atendida pelo devedor, pergunte imediatamente se este encontra-se em local de trabalho. Se a resposta for positiva, questione se ele pode falar naquele momento, ou se prefere indicar outro horário para receber a ligação.
Realizar cobrança em horário de descanso do paciente: A ligação ou mensagem de cobrança não deve ser realizada ou enviada em horário de descanso. Até às 19:30 ainda é considerado razoável. EXCEÇÃO: NO CASO DO PACIENTE TER INDICADO, ESTANDO NO MOMENTO DA LIGAÇÃO EM AMBIENTE DE TRABALHO, OUTRO HORÁRIO PARA LIGAÇÃO QUE SEJA POSTERIOR ÀS 19:30. Não faça ligações ou envie mensagens de cobrança nos finais de semana!
Cobrança excessiva: Tomar cuidado com o número de ligações diárias para o mesmo devedor, pois mesmo em caso deste não estar atendendo as ligações, poderá fazer o “print” de tela comprovando o número de vezes em que o telefone da clínica o ligou, podendo incorrer em cobrança excessiva.
Meios de cobrança
Existem ao menos 4 formas de cobrança do cliente que não paga. São elas a mensagem eletrônica (WhatsApp, por exemplo), ligação telefônica, carta de cobrança e escritório de cobrança.
Tenha cuidado ao cobrá-lo excessivamente via mensagem e ligação telefônica, especialmente fora do horário de trabalho, pois trata-se de uma situação que pode caracterizar abuso e, no fim, te prejudicar judicialmente.
Negociação
A negociação de dívida a ser realizada pessoalmente deve ser cuidadosa e privada. Não se pode constranger o paciente de forma nenhuma perante outros pacientes que poderão estar na clínica naquele momento.
Portanto, é interessante chamar o paciente à sala reservada, sem a presença de nenhum outro paciente neste local (mesmo que seja outro inadimplente), para buscar negociar a dívida.
Agora já sabe tudo sobre como minimizar os riscos do paciente não te pagar?
Não deixe de acompanhar nossos posts e conhecer seus direitos! Diga para nós o que você achou.
Eu espero ter te ajudado. Até mais!
Ainda possui dúvidas?
Você pode entrar em contato no telefone (43) 98475-0316 ou e-mail juridico@ludovicomaranhaoassis.com